Czytelność tekstu na blogu: jak ułatwić odbiór treści?

Znasz swoją ofertę tak dobrze, że branżowe określenia wydają Ci się oczywiste. Klient może jednak zatrzymać się już przy pierwszym akapicie. Zwłaszcza gdy czyta na telefonie, a jedno zdanie mieści opis usługi, trzy warunki i wyjątek.

Żeby poprawić czytelność tekstu, zacznij od zdań: nazwij wykonawcę, wyjaśnij trudne pojęcia i usuń słowa, które niczego nie dodają. Nie chodzi tu o układ bloga ani wielkość czcionki, lecz o zrozumienie treści. Poniżej pokazujemy pięć przykładowych zmian, które możesz zastosować we własnym wpisie bez usuwania ważnych szczegółów.

Uprość zdania, nie ich znaczenie

Klient spoza branży powinien rozumieć, co ma zrobić, dlaczego i pod jakim warunkiem. Krótsze zdania pomagają, ale samo postawienie kropki nie wystarczy. Po podziale musisz zachować zależności: co wynika z czego, kiedy coś nastąpi i od czego zależy termin.

Załóżmy, że redagujesz wpis firmy wykonującej meble na zamówienie. Pierwszy fragment opisuje kolejność ustaleń przed rozpoczęciem pracy.

Przed: „Jeśli zaakceptujesz projekt, który przygotujemy po pomiarze kuchni, i wybierzesz materiały, zamówimy potrzebne elementy, a termin montażu potwierdzimy po otrzymaniu od dostawcy informacji o dacie dostawy”.

Po: „Po pomiarze kuchni przygotujemy projekt. Gdy go zaakceptujesz i wybierzesz materiały, zamówimy potrzebne elementy. Termin montażu potwierdzimy, kiedy dostawca poda datę dostawy”.

Jedno rozbudowane zdanie zmieniliśmy w trzy krótsze. Nadal wiadomo, że zamówienie wymaga zarówno akceptacji projektu, jak i wyboru materiałów. Zachowaliśmy też zależność terminu montażu od informacji dostawcy. Skrót „Po akceptacji projektu ustalimy montaż” byłby łatwiejszy do przeczytania, ale zmieniałby zasady.

Drugi przykład dotyczy rzeczowników odczasownikowych, czyli nazw czynności takich jak „wykonanie”, „przesłanie” czy „zatwierdzenie”. Gdy pojawia się ich kilka obok siebie, czytelnik musi sam ustalić, kto właściwie działa.

Przed: „Po dokonaniu przez klienta zatwierdzenia kosztorysu nastąpi przesłanie przez opiekuna zamówienia potwierdzenia terminu realizacji”.

Po: „Gdy zatwierdzisz kosztorys, opiekun zamówienia prześle Ci potwierdzenie terminu realizacji”.

Teraz każda czynność ma wykonawcę: Ty zatwierdzasz, opiekun przesyła. Zostaje ten sam warunek i ta sama kolejność. Nie dopisujemy terminu odpowiedzi, którego nie było w pierwotnym zdaniu. Prosty język ma wydobywać informację, a nie uzupełniać ją domysłami.

Jak wyjaśniać branżowe pojęcia bez utraty profesjonalnego tonu?

Terminologia branżowa jest potrzebna wtedy, gdy nazywa coś precyzyjniej niż codzienne słowa. Problem zaczyna się wtedy, gdy klient musi rozszyfrowywać każde kolejne określenie. Zbędny żargon zastąp zwykłym czasownikiem, skrót rozwiń przy pierwszym użyciu, a konieczny termin wyjaśnij w sytuacji znanej odbiorcy.

Załóżmy, że piszesz o obsłudze zapytań od klientów w firmie usługowej.

Przed: „Implementacja CRM umożliwia centralizację leadów oraz usprawnienie follow-upu po przesłaniu oferty”.

Po: „Wdrożenie systemu do zarządzania relacjami z klientami (CRM, od angielskiego Customer Relationship Management) pozwala zbierać w jednym miejscu kontakty do osób zainteresowanych ofertą. Ułatwia też follow-up, czyli ponowny kontakt po wysłaniu propozycji. Przykładowo: gdy klient poprosi o wycenę remontu, zapiszesz jego zapytanie i ustawisz przypomnienie o telefonie po przesłaniu kosztorysu”.

„Implementację” zastąpiliśmy „wdrożeniem”, a „leady” opisaliśmy jako kontakty do zainteresowanych osób. Skrót CRM został rozwinięty. Termin „follow-up” pozostał, ale od razu wiadomo, jakiej czynności dotyczy. Wersja po redakcji jest dłuższa, za to odbiorca nie musi szukać dodatkowych wyjaśnień.

Zachowaj przy tym styl marki. Jeśli zwracasz się do klienta bezpośrednio, rób to również w objaśnieniach. Profesjonalny ton wynika z trafnych określeń i konkretów, nie z liczby obcych słów. Raz wyjaśnionego skrótu możesz dalej używać bez ponownego rozwijania.

Usuń zbędne słowa, zostaw informacje potrzebne klientowi

Podczas skracania rozdziel słowa organizujące wywód od informacji wpływających na decyzję. Pusty wstęp można usunąć. Warunek, wyjątek lub ograniczenie trzeba zachować, nawet jeśli przez to zdanie będzie nieco dłuższe. Zobaczmy to na dwóch hipotetycznych fragmentach poradnika o zamówieniach.

Przed: „Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia tego zagadnienia, chcemy zwrócić Twoją uwagę na fakt, że zmianę koloru możesz zgłosić tylko przed rozpoczęciem produkcji”.

Po: „Zmianę koloru możesz zgłosić tylko przed rozpoczęciem produkcji”.

Usunęliśmy zapowiedź informacji, a zostawiliśmy samą informację. Słowo „tylko” nadal wyznacza granicę. Bez niego klient mógłby potraktować zdanie jako sugestię dogodnego momentu, a nie ograniczenie możliwości zmiany.

Przed: „W przypadku pojawienia się dodatkowych pytań dotyczących wyceny skontaktuj się z nami w celu uzyskania odpowiedzi i wyjaśnienia wątpliwości związanych z wyceną; odpowiedź otrzymasz po konsultacji z wykonawcą”.

Po: „Jeśli masz pytania o wycenę, skontaktuj się z nami. Odpowiemy po konsultacji z wykonawcą”.

Zniknęło powtórzenie „wyceny” oraz rozwlekłe „w celu uzyskania odpowiedzi i wyjaśnienia wątpliwości”. Została informacja o konsultacji, bo wyjaśnia, od czego zależy odpowiedź. Tak właśnie skracasz tekst bez utraty sensu: usuwasz powtórzenia, ale nie okoliczności ważne dla klienta.

Sprawdź zrozumienie tekstu z osobą spoza branży

Po kilku poprawkach znasz fragment niemal na pamięć. Trudno wtedy zauważyć, że rozumiesz go dzięki własnej wiedzy, a nie dzięki słowom na ekranie. Poproś osobę spoza branży o przeczytanie fragmentu rzeczywistego wpisu na telefonie. Wybierz opis procesu, warunków usługi albo pojęcia, z którym klient spotyka się pierwszy raz.

Przeprowadź krótki test zrozumienia:

• Najpierw pokaż fragment bez dodatkowego wprowadzenia. Nie tłumacz terminów przed lekturą.
• Następnie poproś: „Opowiedz własnymi słowami, co z tego wynika i co trzeba zrobić”. Sprawdź, czy osoba odtworzyła także warunki i kolejność działań.
• Potem zapytaj, przy którym zdaniu musiała się zatrzymać, co przeczytała ponownie i które słowo było niejasne.
• Na koniec popraw wskazane miejsca i powtórz próbę, najlepiej z kolejną osobą spoza branży.

Nie pytaj wyłącznie, czy tekst się podoba. Miła opinia nie pokaże, że ktoś pominął ważny wyjątek. Jeśli rozmówca rozumie warunek inaczej niż Ty, wróć do konkretnego zdania. Czytelność tekstu sprawdzisz po tym, co odbiorca z niego zrozumiał, nie po samej płynności czytania.

W przygotowaniu wersji do takiego sprawdzenia pomoże nasze pisanie artykułów AI. Korzystamy z profilu Twojego biznesu, żeby dopasować ton, terminologię i styl treści do marki oraz odnosić się do Twoich rzeczywistych produktów i usług. To wsparcie tworzenia tekstu; test z czytelnikiem nadal pozwala sprawdzić, czy znaczenie jest jasne.

Jeśli chcesz poświęcać mniej czasu na przygotowanie wpisów w stylu Twojej marki, Zobacz, jak to działa.